Psychologie obchodní komunikace

Podnikatelé mají dnes mnoho způsobů, jak komunikovat se zákazníky, kolegy a dalšími zainteresovanými stranami. Pochopení podstaty obchodní komunikace vám může pomoci dosáhnout cílů vaší společnosti a řídit váš každodenní život.

co to je?

V psychologii termín „komunikace“ znamená výměnu informací mezi lidmi prostřednictvím společného systému symbolů. Tato definice komunikace zahrnuje dva aspekty:

• Za prvé, existuje něco, co se přenáší, například fakta, pocity, myšlenky a tak dále. To znamená, že v procesu komunikace musí někdo přijímat přenášené informace.
• Za druhé, výše uvedená definice zdůrazňuje prvek porozumění v procesu komunikace. Porozumění bude dosaženo pouze tehdy, když jí příjemce zprávy rozumí ve stejném smyslu jako odesílatel. Správná interpretace sdělení je tedy velmi důležitá.

Obchodní komunikace je výměna informací, faktů a myšlenek souvisejících s podnikáním. V tomto věku globalizace vyžaduje každý podnik, velký či malý, náležitou obchodní komunikaci, a to jak interně, tak externě.

Je například velmi důležité informovat konečné spotřebitele o vyráběném produktu. Komunikace hraje v této oblasti zásadní roli.

Zvláštnosti

Mezi hlavní charakteristiky obchodní komunikace patří následující složky:

• Segmentace. I v malých organizacích by bylo chybou předpokládat, že všichni zaměstnanci mají stejné potřeby, zájmy a touhy, pokud jde o obchodní komunikaci. Efektivní obchodní komunikace je segmentována tak, aby vyhovovala potřebám konkrétního publika. Například zaměstnanci pracující v administrativním prostředí budou mít jiné potřeby a jiný přístup k informacím než zaměstnanci pracující v produkčním prostředí.
• Konkrétnost. Efektivní obchodní komunikace musí být specifická a čím konkrétnější je, tím více naplňuje její specifika.
• Přesnost. Když jsou informace nepřesné, ztrácí se důvěryhodnost. Důvěru ztrácí i odesílatel těchto informací. Efektivní obchodní komunikace musí být přesná jak z hlediska sdělovaného obsahu, tak z hlediska jednoduchých věcí, které zahrnují gramatiku, pravopis a interpunkci.
• Včasnost. Zaměstnanci si musí být vědomi toho, co se děje v jejich organizacích a ve vnějším prostředí, protože je to ovlivňuje. Komunikace se zaměstnanci včas je obtížnější než kdykoli předtím, ale je nezbytná pro efektivní obchodní komunikaci.

Občas musíte pracovat s někým, koho nemáte rádi nebo ho prostě nemůžete vystát. Ale kvůli vaší práci je důležité udržovat s nimi dobré obchodní vztahy. V tomto případě se snažte osobu lépe poznat. Pravděpodobně dobře ví, že ho nemáte rádi, takže udělejte první krok: zahajte důvěrný rozhovor nebo ho pozvěte na společný oběd. Během rozhovoru se zaměřte na hledání věcí, které byste mohli mít společné: ptejte se na rodinu, zájmy, minulé úspěchy.

Pamatujte – ne všechny vaše obchodní vztahy budou skvělé; ale mohou být alespoň funkční.

Firemní kultura je důležitá pro úspěšnou obchodní komunikaci. Přispívá k udržování obchodní etikety v práci, navíc výzkumy v této oblasti ukazují přímou souvislost mezi firemní kulturou a obchodním obratem firem.

Normy a principy

Odborníci jmenují šest základních psychologických principů obchodní komunikace:

• Vzájemnost. Reciprocita v podnikání znamená vzájemná očekávání ve směně hodnot. Pokud jedna osoba něco dává, očekává se, že příjemce dá něco na oplátku. Reciprocita vytváří důvěru mezi partnery a jejich vztah se vyvíjí k lepšímu.
• Přesvědčivost. Znáte-li produkt, trendy, výsledky výzkumu vyjednávání, budete mnohem přesvědčivější. Je důležité ukázat své vědomí, abyste získali důvěru svého partnera.
• Povinnost. Vždy plňte své závazky, nejen písemné, ale i ústní. Pamatujte, že i stisk ruky je symbolem souhlasu. Pokud je pro vás obtížné zapamatovat si, co jste v té či oné chvíli řekli, zapište si to. Přijdeš si jako člověk, který musíš mít.
• Sekvence. Vždy buďte konzistentní ve svých skutcích a činech a nikdy neměňte své obchodní zásady.
• Snaha o konsenzus. Konsenzus znamená, že každý přijímá a podporuje rozhodnutí a rozumí důvodům, proč je činí. Konsenzus je možný mezi partnery, pokud mají společné hodnoty a cíle, a také mezi nimi existuje shoda v konkrétních otázkách a společném směru.
• Osobní sympatie. Spíše se stýkáme s lidmi, kteří dávají jasně najevo, že nás mají rádi a v jejichž přítomnosti se cítíme významní. Svou roli v tom hraje fyzická přitažlivost, ale podobnosti jsou také velmi účinné. Oslovujeme ty lidi, kteří jsou nám podobní oblečením, věkem, socioekonomickým postavením.

Etické základy

Komunikace je etická, když je přímá, upřímná a oboustranná. Pokud má komunikace skrýt pravdu nebo poškodit jiného člověka, nemůže být etická.

I když etika není totéž co morálka, mezi těmito pojmy existuje silný vztah: morálka jsou představy o tom, co je správné a co je špatné, a etika jsou principy chování, které jsou ovlivněny morálními přesvědčeními. Proto je etika komunikace vysoce závislá na morálních zásadách:

• Poctivost. Obecně platí, že etická komunikace je upřímná komunikace. I když jsou chvíle, kdy by bylo etičtější lhát například údajnému vrahovi o tom, kde se potenciální oběť nachází, jsou spíše výjimkou než pravidlem. Navíc poctivost je víc než jen pravda; to znamená být otevřený, dobrovolně poskytnout jakékoli informace, které máte, i když to ohrožuje vaše vlastní krátkodobé zájmy. Důvěra v lidi úzce souvisí s poctivostí. Budování prostředí důvěry je cestou k etické komunikaci v obchodním prostředí.
• Otevřenost. Otevřenost je jedním z klíčů k etické komunikaci. V komunikaci to znamená být otevřený různým nápadům a názorům a také být připraven vyjádřit své vlastní názory, i když neočekáváte jejich přijetí.

Podnikatelské prostředí, ve kterém lidé nemohou svobodně vyjadřovat své názory, nemůže být etické, protože netolerance odlišných názorů znamená netoleranci informací, které jsou nezbytné pro dlouhou a úspěšnou existenci organizace.

Typy partnerů

Předpokládá se, že existuje šest hlavních typů partnerů. Chcete-li se lépe připravit na důležité rozhovory, je důležité vědět, jaký jste typ:

Styly a techniky

Odborníci tvrdí, že existují čtyři hlavní styly komunikace: analytický, intuitivní, funkční a osobní. Žádný komunikační styl není ze své podstaty lepší než jiný. Ale výběr špatného komunikačního stylu pro konkrétní publikum může způsobit problémy:

Nejdůležitější obchodní komunikační dovednosti naleznete v následujícím videu.