Obchodní jednání: druhy, pravidla a příklady vedení

Obchodní jednání jsou přítomna v životě každého manažera na jakékoli úrovni. Ve skutečnosti se jedná o obchodní rozhovor, který je formou ústní výměny informací mezi několika lidmi. Oficiální rozhodnutí nejsou vždy přijímána po obchodních jednáních, ale jsou užitečná díky informacím získaným během rozhovorů.

co to je?

Obchodní jednání jsou obchodní komunikace, která pomáhá dosáhnout dohody mezi stranami. Jednání jsou nezbytná k tomu, aby bylo možné s partnerem diskutovat o vzniklém problému a zároveň se snažit najít řešení, které uspokojí všechny strany. Dnes je velmi důležité, aby kvalifikovaný manažer byl schopen vést obchodní jednání.

Vyjednávání může mít následující funkce:

• Informace - když si strany chtějí pouze vyměnit různé názory v rámci přípravy na hlavní jednání.
• Komunikativní - v tomto případě strany preferují navazování nových vazeb, vztahů.
• Řízení, koordinace akcí. V tomto případě jsou jednání vedena partnery, kteří již navázali obchodní vztahy, a potřebují pouze vyjasnit některé nuance dříve dosažených vztahů.
• Regulační - tato funkce je nezbytná, pokud potřebujete vyřešit problém nebo konflikt včas, zastavit všechny spory.

Obchodní jednání lze rozdělit na dva typy – interní a externí. Interní jednání jsou vedena v rámci jejich týmu nebo společnosti. Externí jednání jsou ta, ve kterých je přítomna pozvaná strana, mohou to být partneři, konkurenti nebo zákazníci. Interní jednání často končí vzájemnými dohodami. Zde pracují dvě strany, aby pro společnost dosáhly pozitivního výsledku: analyzují, vyvozují závěry a nabízejí nejlepší možnosti, jak ze současné situace ven.

Absolventi a profesoři Harvardu přišli s novým druhem principiálního vyjednávání. Střídají se zde ústupky a pevnost pozice. Tuto metodu známe jako „metodu mrkve a biče“. Podstatou tohoto principu je udržet si tvrdou pozici, která nám umožňuje uvažovat především pouze o klíčové podstatě problému či diskutované problematiky.

Etika: základní pravidla a požadavky

U obchodních partnerů je nejlepší dodržovat pravidla v podnikatelském prostředí. To vám v budoucnu dá příležitost mít dobrý, silný a oboustranně výhodný vztah.

Ve starověké Byzanci byl „protokol“ první částí dokumentu, který obvykle obsahoval seznam účastníků jednání. Dnes je to soubor pravidel, podle kterých by se měly konat různé ceremonie, dress code, forma úředních dopisů a tak dále.

Každé porušení zákonů protokolu bude znamenat, že ti, kteří protokol porušili, mohou mít problémy. Tato strana se musí za svou chybu omluvit. Pak je třeba přehlédnutí napravit. Vzhledem k dodržování protokolu při jednání a pozdravech, při toku dokumentů a udržování různých smluv nabývají na významu obchodní jednání.

Díky zavedenému protokolu je při jednání dodržována pohodlná a uvolněná atmosféra pro komunikaci. To vše jen přispívá k tomu, aby bylo dosaženo požadovaných výsledků pro strany.

Každá země má své vlastní národní etické normy. Ale v zásadě je tento koncept pro všechny stejný.

Příprava: vlastnosti

Téměř veškerá příprava na jednání (interní i externí) je rozdělena do několika prvků. Mezi hlavní patří následující:

• definice problému, pro který je nutné vést jednání;
• hledat ty, kteří pomohou vyřešit vzniklé problémy;
• určení zájmů (vlastních a společníků);
• jasná formulace plánu a programu jednání;
• v případě potřeby jsou vybráni zástupci delegace;
• organizační záležitosti - shromažďování dokumentace, tabulek, vzorků a dalších materiálů, které mohou být užitečné při jednání.

Pořadí jednání je následující: po začátku jednání si všichni přítomní vyměňují potřebné informace, předkládají argumenty a protiargumenty, analyzují situaci, rozhodují, ukončují jednání.

Typy jednání

Setkání mohou být interní nebo externí, formální nebo neformální. Toto jsou jejich hlavní styly. Rozdíl v nich je přítomnost dokumentární fixace určitých bodů, protokol jednání, rysy diskutovaných témat a předmět tohoto rozhovoru.

Svým charakterem lze jednání rozdělit na partnerská a reciproční. Protijednání se konají v případě, že mezi stranami vznikl konflikt, který je třeba vyřešit. V tomto případě musí být rozhodnutí neutrální a vyhovovat oběma stranám. Tento typ konverzace je známý svou agresivitou, protože každá strana chce vyjednávání vyhrát. V tomto typu rozhovoru se obvykle diskutuje o partnerství, spolupráci, rozvoji stran.

Etapy

Proces vyjednávání lze rozdělit do několika fází. Jejich struktura byla určena již dávno. Za jednu z hlavních fází jednání je považován úvodní rozhovor, během kterého si můžete ujasnit předmět jednání, vyřešit vznikající problémy při organizaci jednání. Může to být i setkání odborníků, které se obvykle koná před zahájením jednání mezi vedoucími a delegacemi.

Musí být přítomno vyplnění, shrnutí, charakteristika jednání.

Hlavních šest fází je:

• Výcvik. Správná příprava na obchodní jednání nese 90 % úspěchu. Navzdory velké touze jednat improvizovaně se nedoporučuje tuto fázi před schůzkou ignorovat. Dále můžete přidat přechodnou fázi pohledů.
• Vyjasnění. Nejednat hned, nezačínejte obchodovat. Pokuste se technicky navázat kontakt s druhou stranou, definovat její standardy. Dále se snažte pomocí předem připravených otázek zjistit, jaké zájmy má druhá strana.
• Návrhy. Tato fáze je typická jako prostředek k řešení kontroverzních situací. Zde si strany mohou vyměňovat návrhy, určit, kde a proč došlo k nedorozuměním. Všechny neshody a spory si nezapomeňte zaznamenat.
• Smlouvat. Tato část schůzky ovlivňuje to, na čem se dohodnete. Zde můžete všechny neshody řešit výměnou informací, ústupky. Efektivní vyjednávání je výměna něčeho, co může mít pro každého soupeře jinou cenu a hodnotu.

Taktika: Příklady dialogů

Na naprosto jakákoli jednání je nutné se předem připravit. Při přípravě je vhodné shromáždit potřebné informace o partnerovi, předem si promyslet argumenty pro svůj návrh a také je vhodné si předem promyslet a přehrát všechny možné varianty výsledku obchodního rozhovoru.

Existuje nespočet metod, jak vést náročná jednání. Existuje několik hlavních.

Ultimátni

Tvrdý vyjednavač zde téměř okamžitě vyloží všechny karty na stůl. Zároveň oznámí naprosto všechny zdroje, které má na skladě (nebo ne). Kalkulace v této taktice vyjednávání vychází z toho, že všechny varianty, které si druhá strana může připravit, jsou okamžitě považovány za „špatné“ a „neatraktivní“ pro spolupráci.

Pokud odpůrce tvrdé strany vezme tuto informaci jako fakt, nezbývá mu nic jiného než souhlas nebo odchod. Mezi nevýhody této metody patří možná ztráta potenciálního partnera (možná v budoucnu).

Strana „oběti“ může smlouvat do posledního. Můžete souhlasit s počátečními podmínkami, ale po pokusu soutěžit o výhodnější podmínky. Existují případy, kdy strana „oběti“ vyhrála jednání ve své vlastní režii.

Poté, co těžký soupeř oznámí „oběti“ všechny podmínky, můžete se dohodnout, že si o těchto podmínkách promluvíte. V tomto případě může „oběť“ přivést oponenta ke scénáři, který potřebuje, poskytnutím jeho argumentů.

Můžete stát ve své pozici přísněji. Zde si oponent již může rozmyslet, co přesně ztratí, a může přijmout podmínky „oběti“ (s některými pozměňovacími návrhy v jeho směru).

V kombinaci se slovy „Ano, ale pod podmínkou...“ a přátelskou konverzací si soupeř může trochu odpočinout. Dále může „oběť“ přejít do útoku. Účelem této hry je pokračovat v konverzaci.

Emocionální švih

Silný vyjednavač změní náladu druhé strany. Tady od tvrdého vyjednavače zazní příjemná slova, pak obvinění. Rozpory ze rtů jedné osoby během jednoho rozhovoru zabrání „oběti“ přemýšlet o svém návrhu. Může být ve zmateném stavu, může ztratit psychickou stabilitu.

Chcete-li čelit silnému protivníkovi v tomto typu vyjednávání, „Oběť“ musí zpočátku pochopit, že jde o hru a že se odehrává výhradně s jedním cílem. K zastavení útočící strany bude stačit jemně, ale vytrvale požádat o pochopení situace pomocí metody „srážky kritérií“. Předpokladem je, že „oběť“ musí mluvit sebevědomě a neagresivně. To vede útočníka do slepé uličky a znemožňuje vyčítat protivníkovi hrubé vyjednávání.

Ultimátum na konci rozhovoru

V této taktice se dobře kombinují obě předchozí. Za prvé, tvrdý vyjednavač komunikuje, pořádá výběrová řízení a tak dále. Všechno jde dobře až do okamžiku, kdy „oběť“ chce říct své konečné „ano“. Zde se tvrdá strana plně zapojí do práce a jde do útoku se slovy: „Tento návrh pro nás není vhodný. To nás nezajímá".

Výpočet je založen na skutečnosti, že uvolněná „oběť“ neodmítne tvrdého vyjednavače a bude schopna přijmout první podmínky, které si tvrdý soupeř na začátku vyjednávání stanovil.

Během tohoto způsobu vyjednávání platí řada kategorických zákazů:

• Nemůžete přijmout žádná prohlášení ve vztahu k sobě a k návrhu. Pokud by měl tvrdý soupeř nějaké připomínky k vaší osobnosti, okamžitě by je vyjádřil.
• Tento způsob rozhovoru by neměl být ukončen po prvním odmítnutí. V tomto případě je vhodné smlouvání.
• Není potřeba se omlouvat.
• Nevymlouvej se.
• Nevzdávejte se svých pozic.
• Také byste neměli útočit v reakci nebo projevovat agresi.
• Nedávejte svému partnerovi negativní hodnocení. Nebuď jako on.
• Nepříjemná a negativní slova se snažte nahradit jemnějšími.

Při tomto typu vyjednávání můžete podniknout několik kroků, abyste situaci obrátili na svou stranu:

• Pokládejte vysvětlující otázky. Pracujte na každé jednotlivé pozici nazývané partner.
• Zeptejte se na kritéria. Například: „Rozumím správně, že...“, „Co je pro vás důležité, jsme v rozhovoru nezmínili? ".
• Můžete se pokusit partnera odhalit sugestivními otázkami: „Je to správné, rozumím tomu, že se mnou vyjednáváte?? "," Myslím, že náš návrh není vhodný. Můžete specifikovat co přesně? ".

Metoda, jak vnutit svou vizi konverzace

Podle určitých pravidel etikety pro jednání existuje časový rámec pro rozhovor, o kterém se zpočátku mluví v předběžné fázi. Proto, když strany přijdou k jednání, už chápou, co je čeká. Na základě toho sestaví konverzační plán, vyberou argumenty, taktiku, fakta. Tvrdá strana se v tomto případě snaží prolomit celý vyjednávací scénář, který jste již předem připravili, a vnutit si vlastní.

Ta je kalkulována s tím, že po porušení scénáře není „oběť“ zcela připravena na přestavbu a rychlou reakci na vzniklou situaci. „Oběť“ dostává jakési psychické trauma, má pocit, že je ovládána.

Vysoká rychlost konverzace

Před jednáním se strany mohou dohodnout na řadě otázek, které se mají na jednáních projednat. Vyjednavač si myslí, že se jednání protáhne minimálně na 40 minut. Nicméně hned po schůzce tvrdá strana oznámí, že zbývá jen 10-15 minut a nic víc. „Oběť“ si svou prezentaci připravovala minimálně 15 minut.

Je navržen tak, aby ukázal slabou stránku jejich slabosti. Buď se „oběť“ podřídí pravidlům a požadavkům, nebo okamžitě odejde. V žádném případě byste neměli být rozhořčeni, berte všechna slova vyslovená tvrdou stranou, za pravdu, snažte se dodržet stanovený čas.

Co můžeš udělat:

• Můžete souhlasit. Raději však ignorujte. Vyjednávat, jako by se nic nestalo.
• Setkání obvykle vede někdo, kdo slyší a pokládá správné otázky. Hlavně nezahlcujte druhou stranu prezentací sebe a svého návrhu. Nejprve se ho zeptejte na jeho potřeby, na to, jaká výběrová kritéria jsou pro něj důležitá.
• Jakmile zjistíte všechny jeho potřeby, můžete dát soupeři přesně to, co chtěl.

Vždy můžete použít různé manipulace, budovat strategie, ale vždy je potřeba být připraven na kompromisy.

V dalším videu naleznete metodiku vedení obchodních jednání (příprava, manipulační techniky a příklady efektivní obchodní komunikace).