Etapy obchodní komunikace

Komunikace je proces vzájemné interakce lidí, který zahrnuje výměnu, hodnocení a porozumění informacím. Pokud jde o obchodní komunikaci, používají se určité normy a pravidla, která pomáhají k tomu, aby byla interakce partnerů co nejpohodlnější. Zohlednění správné posloupnosti, která spočívá v dodržení nezbytných fází obchodní komunikace, zaručuje dosažení požadovaného výsledku, výhodnějšího pro oba partnery.

co to je?

Obchodní komunikace je vícestupňový proces zahrnující vytváření a další zlepšování vztahů mezi lidmi souvisejících se specifickými potřebami. Tento proces zahrnuje přenos důležitých informací, rozvoj konceptu interakce, vnímání a porozumění partnera.

Charakteristické rysy

Obchodní komunikace má řadu funkcí, jejichž znalost pomůže pochopit podstatu tohoto typu interakce:

• Hodnota reputace. V podnikání je tváří podniku jeho reputace, která je základem, na kterém se staví úspěch firmy do budoucna. Z tohoto důvodu je obchodní komunikace zaměřena na její udržení a ochranu.
• Jasnost a přesnost. Jasná a jasná definice cílů zajišťuje efektivní profesní rozvoj, přispívá k rychlé sebeorganizaci a formování odpovědnosti.
• Společné aktivity výhodné pro obě strany. V obchodní interakci se nelze starat o blaho pouze jedné strany. Jednota partnerů a vzájemně výhodné postavení zajišťuje úspěch a pozoruhodné výsledky pro obě strany.

Etapy

Výsledek obchodní komunikace závisí na tom, jak pečlivě je proces organizován. Ve struktuře obchodní komunikace lze rozlišit určité fáze. Znalost hlavních bodů takové komunikace a norem chování odpovídajících každé fázi pomůže dosáhnout vytouženého cíle.

Přípravná fáze

Tato fáze zahrnuje přímou organizaci setkání. V první fázi je nutné sestavit plán s konkrétními otázkami a několika možnostmi řešení problému. Je nutné analyzovat úhly pohledu jednajícího partnera a zvolit nejpřínosnější strategii vztahu; doporučuje se provést předpověď výsledku rozhovoru. Přípravnou fázi završují organizační momenty: určení místa a času jednání.

Pochopení partnera

Psychologický portrét partnera, který se vyvíjí ve vašich očích, závisí na určitých okolnostech, době trvání známosti, informacích o osobě obdržených od ostatních zaměstnanců. Jsou zvýrazněny verbální a neverbální akty chování, které umožňují sestavit psychologický portrét partnera:

• způsob mluvy (obsah, konzistence, trvání, expresivita a rysy řeči);
• gesta a mimika;
• specifické akce (pohyby a pozice osoby, vzdálenost mezi partnery, dotek);
• tělesné pohyby (dotyky, poplácání, hlazení).

Důležitou funkcí při vytváření psychologického portrétu je studium vzhledu partnera. Jedná se o preference oblečení, čistotu, upravenost a bezvadnost vzhledu, dodržování módních trendů nebo jejich nerespektování, kopírování oblečení, které nosí ostatní lidé.

Při zjišťování psychologického profilu zaměstnance je třeba se zaměřit na jeho osobnost:

• charakter (zájmy, zásady, plány, preference);
• chování (kompetence, životní dovednosti, profesní zkušenosti);
• duchovní stránka osobnosti (jedinečné rysy procesů a vlastností intelektuální, kognitivní a emoční sféry);
• sociální a psychologické aspekty (stav, sociální role, životní styl a pracovní specifika);
• biopsychické vlastnosti (temperament, pohlaví a věk partnera, zdravotní stav);
• kontaktní formace.

Výsledek obchodních jednání do značné míry závisí na úspěšnosti navázání kontaktu mezi účastníky. Ochlazení v této fázi může ohrozit schopnost nebo produktivitu jednání.

Pro navázání obchodní komunikace je nutné vytvořit atmosféru příznivou pro vedení vážného rozhovoru, který zahrnuje projevení vaší shovívavosti a zájmu partnerovi. To bude usnadněno jemným úsměvem, zdvořilým pozdravem a pauzou, což poskytne účastníkovi rozhovoru příležitost zapojit se do rozhovoru a přímo se ho zúčastnit.

Standardní konverzace začíná provedením následujících akcí: odhalení cílů, představení partnerů z jedné i druhé strany, vyslovení tématu, představení osoby, která konverzaci vede, oznámení postupu při zkoumání problému.

Analýza situace

Tato fáze je nutná pro stanovení vhodného plánu vyjednávání a zvýšení zájmu o interakci ze strany partnera. Tento postup lze usnadnit vtipem, který by se hodil k místu a času.

Měli byste se také rozhodnout, jaké role budou strany hrát v průběhu obchodní komunikace. Proces urychluje napodobování partnera, zrcadlení jeho držení těla, plasticita, tón hlasu, gesta. Po nějaké době (5-10 minut) je možný přechod na vyhlášení podmínek. To vyžaduje rovné pozice. Můžete přejít do jiné polohy, což se projevuje neverbální komunikací.

Zvážení problému

Během této fáze by měl být kladen důraz spíše na podobnosti než na rozdíly. Díky tomu jednání napomohou ke kýženému výsledku. V případě neřešitelného neshody se doporučuje přejít do neutrální pozice, která neznamená nastavení vlastního hodnocení.

Je bezpodmínečně nutné uvést kritéria pro nejpříznivější rozhodnutí, což znamená úplné vyjádření toho, co by mělo být. Při zvažování problému jsou zvýrazněny určité body.

Hájit své názory

Pamatujte, že potřebujete silný případ. V tomto případě je třeba dodržovat určitá pravidla:

• Vyjadřování myšlenek by mělo být prováděno pomocí jednoduchých, srozumitelných, přesných a přesvědčivých frází.
• Vhodné bude přizpůsobení argumentů osobnosti partnera.
• Je vhodné předložit své důkazy jasně a jasně.
• Když mluvíte o problému, musíte být pevní: nemůžete ustoupit, pokud jste si jisti svým názorem.
• Vždy by měl být v záloze jeden významný důkaz pro potvrzení tezí (pro případ, že by partner začal pochybovat o rozhodnutí).
• Doporučuje se použít spolehlivá fakta, která by partnerovi pomohla rozhodnout se bez prodlení.
• Nevzdávejte se, dokud partner své odmítnutí nakonec nepotvrdí.
• Měli byste použít nejpřesvědčivější argumenty ve prospěch svého postoje a snažit se vyjádřit myšlenky takovým způsobem, aby plně zaujaly partnera.

Víra ve správný úsudek

Při interakci je vždy těžké vyhnout se různým diskuzím. Hlavním úkolem, který je třeba v takové situaci řešit, je dokázat partnerovi, že máte pravdu (odstraněním pochybností, určením motivů odporu, obrannou reakcí, přemýšlením o taktice). Zároveň je třeba se vyvarovat kategorických soudů, jinak se vše ukáže jako opačný efekt.

Důležitým pravidlem přesvědčování je porozumění partnerovi a navrhnout mu podívat se na problém jeho očima. Na základě toho bude snazší najít společnou řeč.

Nalezení oboustranně výhodného řešení

Pokud dosáhnete porozumění, další interakce nezpůsobí vážné potíže. Poté budete muset najít celkový přínos. Partner by měl dostat příležitost převzít iniciativu.

Jeho účast na dosažení kýženého cíle by měla být sledována. Pokud je vaše vlastní rozhodnutí mnohem silnější než rozhodnutí partnera, měli byste jeho návrh pečlivě zvážit a vysvětlit, proč je třeba nápad dokončit, na jakém základě je výhodnější zaujmout jiný postoj.

Učinit pevné rozhodnutí

Formulovaná kritéria by měla být implementována do konečné verze. Poté musíte zahájit dohodu. Doporučuje se podrobněji popsat závazky převzaté každou ze stran. Jakmile bude učiněno rozhodnutí, vděčnost vyjádřená partnerovi bude patřičná.

Opuštění kontaktu

Závěrečná fáze obchodní komunikace hraje velmi důležitou roli, proto by jí měla být věnována stejná pozornost jako všem předchozím. Konečné stanovisko ovlivňuje image partnera obecně a partnerství, která jsou v současnosti udržována a plánována do budoucna. Dobrá vůle, respekt a takt by měly pokračovat.

Pravidla a užitečné pokyny

Obchodní komunikace bude přínosná a zaručí dobré výsledky při používání následující pravidla a doporučení:

• Nápoje (čaj, káva) jsou nabízeny dle uvážení majitele nebo při vleklých jednáních.
• Během obchodních jednání nelze telefonovat. Pro tuto dobu je lepší telefon vypnout. Je třeba projevit respekt vůči partnerovi a obecnému obchodnímu postupu.
• Během jednání je zakázáno opouštět prostory. Výjimečným případem je potřeba lékařské pomoci.
• Doporučuje se vést pracovní záznamy, protože zdůrazňuje zájem a pozornost vůči partnerovi.
• Znakem dobrých mravů je nepokládat otázky související s obchodním tajemstvím partnera. Pomáhá vyhnout se neobratnosti a nepříjemné poloze.

Neměli byste myslet na špatné obchodní zkušenosti a říkat je nahlas. V opačném případě může dojít k vážnému poškození dobrého jména společnosti.

Vše o důležitých obchodních komunikačních dovednostech naleznete v dalším videu.