Etiketa obchodní korespondence

Oficiální korespondence je velmi zvláštní žánr, který musíte ovládat, chcete-li stoupat po kariérním žebříčku. Dobré obchodní dovednosti vám budou věrně sloužit: pomohou vám komunikovat s podřízenými, šéfy a partnery a zdůrazní vaše vzdělání a rozhled. Komunikační styl by měl být zdrženlivý, soustředěný, bez odklonu od daného tématu.

Vlastnosti obchodní komunikace

Jakákoli komunikace: osobní i písemná - jedná se o interakci s lidmi za účelem výměny informací, zapůsobení, vyjednávání. Nic lidského nám není cizí, občas dáváme průchod emocím, ale v obchodní sféře by nemělo být místo pro násilné projevy našich citů, povahových vlastností a temperamentů.

Je nemožné si představit prezidenty různých zemí, jak zpívají písně, nahlas se smějí nebo vyjadřují osobní nechuť na mezinárodním setkání. K tomu slouží etiketa, aby byl náš život co nejpohodlnější a nejuspořádanější.

Důležitým rysem obchodní komunikace je, že ji nelze přerušit uprostřed věty. Ke každému dopisu, který dostanete, musíte napsat odpověď, i když nechcete. Pokud jste přijali hovor a nestihli jste telefon zvednout, musíte zavolat zpět. Komunikace s některými lidmi může být samozřejmě nepříjemná. Proto je odolnost vůči stresu na seznamu povinných vlastností manažera.

Obchodní schůzka, telefonický rozhovor nebo obchodní korespondence e-mailem má jistě nějaký účel. V důsledku toho musí strany dojít k závěrům, prodiskutovat projekt, dohodnout se na strategickém partnerství a tak dále.

Pravidla e-mailu

V písemném projevu je snad ještě více omezení a konvencí než v ústním projevu. Při přímé komunikaci s účastníkem při osobní schůzce můžeme intonačně zdůraznit konkrétní skutečnost, něco vyjasnit, pokud nám účastník nerozumí. Pokud dojde k chybě v řeči, můžeme ji okamžitě opravit. Ale ve služebním dopise se musíme vyjádřit co nejjasněji a nejjasněji, aby slova neznamenala dvojí výklad.

Říkali: „Papír snese všechno“, čímž naznačovali, že lze napsat i nespolehlivá fakta. Jsme toho názoru musíte vést obchodní korespondenci co nejčestněji. Mimochodem, papírových dopisů se nyní posílá stále méně. V podstatě jsou to přeposlané smlouvy a další dokumenty. V tomto případě jsou hlavičkové papíry používány jako důkaz vysokého postavení organizace.

V dnešní době se obchodní korespondence ve většině případů odehrává ve virtuálním prostoru a má své vlastní charakteristiky. Když dialog právě začíná, je obvyklé napsat pozdrav podle etikety, například: „Dobrý den, drahý Oleg Sergejeviči! ". A pro následné odvolání během pracovního dne lze pozdrav vynechat.

Gramotnost

Písemná komunikace, včetně elektronické pošty, vyžaduje dodržování jazykových norem a bezvadnou gramotnost. Korespondence přece odhalí vaše mezery před vzdělaným partnerem. Proto vám doporučujeme zkontrolovat, co bylo napsáno, pomocí speciálních služeb, pokud si nejste zcela jisti svými vlastními znalostmi.

Uveďme si obecná pravidla, která etika elektronické komunikace vyžaduje. Jsou docela jednoduché, ale mnozí je bohužel zanedbávají:

• začátek každé věty se píše s velkým písmenem;
• na konci věty se umístí tečka, aby byl jasný význam čteného;
• K vyřešení problému a navržení řešení je užitečné používat seznam s odrážkami nebo číslovaný seznam
• pro přehlednost je dobré používat tabulky, grafy, schémata;
• nesnažte se záměrně vypadat jako inteligentní, vzdělaný partner, nekomplikujte jednoduché myšlenky přílišnými participiálními a příslovečnými frázemi;
• čím snadněji vyjádříte své myšlenky, tím lépe;
• i když kultura každodenní řeči vyžaduje vyhýbat se žargonu, v obchodním prostředí se profesionální žargon a výpůjčky z angličtiny nyní považují za dobrou formu (ale nepřehánějte to! ).

Typy obchodních dopisů

Existují následující typy zpráv:

• propagační nabídky;
• díkůvzdání;
• doprovázející;
• záruka;
• upomínky;
• varování;
• návrhy spolupráce.

Jejich struktura je téměř stejná. Pokud jde o objem, dlouhý text vypadá špatně v těle dopisu. Je lepší jej uspořádat jako samostatný soubor a přiložit jako přílohu. V tomto případě v samotném dopise po pozdravu musíte stručně uvést, o čem se v přiloženém souboru diskutuje.

Struktura dopisu (začátek)

Kromě obecných pravidel je důležité znát některé detaily obchodního psaní. Poskytneme pravidla, která budou v naprosté většině případů vhodná.

Začátek e-mailu se nazývá záhlaví. Obsahuje logo organizace. Je užitečné mít vždy po ruce (tedy na ploše počítače) šablonu, ve které je toto logo obsaženo.

Na rozdíl od offline komunikace vás moderní pravidla nezavazují, abyste adresáta pozdravili a můžete jej okamžitě zavolat jménem a patronymem a uvést podstatu věci. Mnozí však nadále píší na začátek zprávy: „Dobré ráno! ", "Ahoj! ", "Dobrý večer! "Nebo" zdravím". A ani v tomto není odchylka od normy.

Požadavky na hlavní část dopisu naznačují, že význam korespondence spočívá právě v ní. Rozdělení textu do odstavců se považuje za dobrou formu, za známku pozornosti vůči partnerovi. V každém odstavci pojmenují ten či onen aspekt tématu a prozradí ho. Kromě identifikace problému je zvykem navrhnout způsoby jeho řešení. Abych tak řekl, odhalit podnikatelský nápad v miniatuře.

Struktura dopisu (závěr)

V závěrečné části zprávy můžete vyjádřit formální i osobnější pocity. Obecně přijímaná formulace je "S pozdravem...", "S pozdravem..."! ".

V osobním podpisu je bezpodmínečně nutné uvést příjmení a jméno (a v některých kruzích i patronyma). Měla by zde být také telefonní čísla, na která můžete volat: mobilní a kancelářské město. V poslední době je do módy elektronický podpis s logem firmy.

Dodatečný odkaz na elektronický portál organizace slouží jako doplňková reklama a v budoucnu může zvýšit návštěvnost tohoto webu.

Jak poslat obchodní sdělení?

Většina kancelářských pracovníků uchovává ve své e-mailové schránce velmi velký archiv dopisů. Aby účastník nebyl zmaten v dlouhé korespondenci, doporučuje se poslat dopis ve formě odpovědi. Když stisknete odpovídající políčko na začátku řádku předmětu, anglická zkratka "Re ...". To je velmi výhodné, protože adresát si okamžitě zapamatuje průběh korespondence.

S tímto partnerem můžete uložit celou historii virtuální komunikace nebo můžete ponechat pouze poslední nebo nejvýznamnější citace. Moderní obchodní etiketa vyžaduje, abyste reagovali dostatečně rychle. U pracovního počítače totiž trávíme podstatnou část dne. Poštu lze navíc kontrolovat i z mobilních zařízení.

Pokud se obáváte, zda dopis dorazil k adresátovi, využijte pohodlnou funkci „Upozornění o přijetí“, která je dostupná téměř na všech poštovních serverech. Bude vám tedy jasné, že dopis byl zhlédnut.

Pokud je zpráva obzvláště důležitá a naléhavá, je dovoleno napsat SMS nebo zavolat, abyste si dopis připomněli.

Netřeba dodávat, že rychlá reakce na e-maily je důkazem vaší serióznosti a mobility při řešení obchodních záležitostí.

Potřebujeme razítka

Mezi kreativními lidmi není používání razítek akceptováno a navíc zesměšňováno a odsuzováno. Ale v obchodní korespondenci razítka pomáhají reflektovat standardní situace.

Je užitečné pořídit si virtuální prasátko pevných výrazů a frází. Na těchto klišé je totiž postavena strukturovaná komunikace, kancelářská práce a řešení formálních záležitostí. Sympatie jsou například vyjádřeny frází „Bohužel vám musíme říct ...“. Pocit vděčnosti se odráží v této formuli povinnosti: „Děkuji vám za váš neocenitelný příspěvek...“. A nakonec radost: "S hrdostí vám oznamujeme, že ...". A zde je poslední věta: „Těšíme se na další plodnou spolupráci“ vyjadřuje naději na další obchodní kontakty.

Mluvili jsme tedy o etiketě obchodní korespondence. Tato pravidla jsou potřebná, aby komunikace byla co nejpohodlnější a nejplodnější. Použijte je a uvidíte, že vaše záležitosti ve službě šly dobře!

Více informací o pravidlech obchodní korespondence včetně e-mailu naleznete v následujícím videu.